Una problemática recurrente en la
gestión documental de nuestra empresa es la acumulación de
documentación relevante en nuestro servidor de correo corporativo, que
se va convirtiendo a pasos agigantados uno de los orígenes de
información más caóticos y que ha de ser traspasada a nuestro ECM,
para una gestión eficiente del ciclo de vida de esa información y
documentos. Para ello utilizamos diferentes
aproximaciones para el email que ya hemos tratado en este blog en
alguna ocasión:
La primera de ellas es utilizar Alfresco como unidad IMAP desde
nuestro cliente de correo. Esto significa que tenemos acceso al
repositorio desde Outlook, Thunderbird o Apple Mail de manera estándar
sin plugins, posibilitando ver los contenidos como carpetas IMAP y
acciones como el drag and drop de correos entre carpetas IMAP. Los
usuarios podrán visualizar su buzon personal o los sitios marcados
como favoritos IMAP, donde las vistas de los metadatos y contenidos
son personalizables a través de plantillas.
La segunda es algún tipo de conector o addon para tu cliente de
correo electrónico como Thunderbird o Zimbra. Ese tipo de integración
incorpora un plugin de cliente, un addon en el caso de thunderbird o
un zimlet en el caso de Zimbra, que se integra con el API de servicios
Webscript de Alfresco, y nos permite en esencia guardar documentos en
el repositorio y adjuntar información en un mail desde el repositorio.
Para el caso de la integración entre Alfresco y Zimbra tenemos:
- http://code.google.com/p/alfresco-zimlet/
- http://louise.hu/poet/?p=5967
Una variación de esto es un zimlet más orientado a una
aplicación de registro de documentación con webscripts customizados a
procesos más específicos que ya
hemos comentado aquí, con metadatos de registro y expediente y
archivo de emails.
La tercera es utilizar Alfresco como servidor de correo,
definiendo carpetas inbox de email a las cuales se les puede enviar
documentación (correo + adjuntos). En esta aproximación, se pueden
parametrizar unos tipos de contenido tipo carpeta de email para
almacenar el correo y los adjuntos via reglas de contenido. De esta
manera, creamos inboxes de documentación relevante con carpetas de email:
Y dentro de la carpeta de mail
correspondiente, el mail y los adjuntos:
