Facturacion electronica y gestion documental con ef4ktur y Alfresco

Hace un par de semanas estuvimos en CEBEK presentando y comparando dos gestores documentales: Alfresco y Sharepoint. Por nuestra parte presentamos una serie de casos de uso de Alfresco sencillos referidos a facturación electronica, firma digital en cliente y servidor, e indexación de texto OCR. Un caso bastante útil que implementamos y utilizamos como empresa, planteaba una aproximación a la factura electrónica con ef4ktur y Alfresco, combinando la firma digital en un cliente de facturación que utiliza el formato estándar XML Facturae, y la modelización, tipificado de metadatos, indexado y custodia de facturas en un gestor documental. Ef4ktur es una solución de software libre de factura electrónica multiplataforma que permite a las empresas trabajar entre sí de forma sencilla con las administraciones vascas. Este procedimiento es facilmente extensible a otros clientes de facturación o sistemas ERP, y gestores documentales.

Este es el aspecto del cliente de ef4ktur desde donde crearemos la factura electrónica y una vez creada, guardaremos la factura en el espacio Facturas de la unidad compartida (en este caso CIFS) de Alfresco.

En la demo, se mostraron las siguientes capacidades del gestor documental Alfresco:

• Las posibilidades de Alfresco de unidad compartida con un sistema granular de permisos basado en roles.
• Los modelos de contenido de Alfresco, donde la factura se modelizó en base a unos metadatos de negocio correspondientes al emisor, receptor, firma digital y demas detalles de factura.
• La definicion de un extractor a medida de XML Facturae y el mapeo a los consiguientes metadatos del tipo de contenido factura.
• Las capacidades de Alfresco para automatizar acciones (reglas de contenido) en el gestor documental como la especialización de un tipo de contenido o la extracción de metadatos.
• La indexación de los metadatos de negocio.
• La búsqueda de metadatos de negocio personalizados, por campos como el CIF del receptor.
• Las posibilidades de subir documentos al repositorio documental desde el cliente via web Service o CMIS.
• Las posibilidades de ver reports y listados de facturas en base a templates de espacio (con el API de Freemaker) y web scripts.

La idea fundamental es que una regla de contenido permite definir acciones automáticas (condicion/accion) al subir un determinado contenido (en este caso una factura en formato XML Facturae), como extraer metadatos. De este modo, al subir el archivo al espacio Facturas, ya sea via web o via carpeta compartida, el XML adopta el tipo de contenido Factura definido previamente con sus metadatos correspondientes. Los metadatos de la factura se extraerían e indexarían automaticamente en el proceso de subida, de modo que podrían buscarse propiedades especificas de las facturas en el buscador.
 

Otra opción no comentada en la jornada es la de realizar el envío de las facturas utilizando el concepto de receptor que maneja ef4ktur. Esta característica permite definir receptores de facturas desde la interfaz del propio programa. Un receptor no es más que una empresa/persona a la que se le va a facturar algo y que tiene habilitado un servicio web para recibir la factura. En zylk.net hemos creado un servicio web que es capaz de comunicarse con el programa ef4ktur y que además se comunica con el gestor documental alfresco.
 

Por lo tanto, para que nuestros proveedores nos envíen facturas electrónicas, basta con que añadan en ef4ktur a zylk.net como receptor y podrá enviarnos las facturas firmadas con un solo click. Una vez recibida la factura, ésta se incorpora al conjunto de acciones definidas de manera automática en alfresco.

Para más información de como implementar la factura electrónica con Alfresco, pinche aqui.