Integración de correo electronico en Alfresco

Una problemática recurrente en la gestión documental de nuestra empresa es la acumulación de documentación relevante en nuestro servidor de correo corporativo, que se va convirtiendo a pasos agigantados uno de los orígenes de información más caóticos y que ha de ser traspasada a nuestro ECM, para una gestión eficiente del ciclo de vida de esa información y documentos. Para ello utilizamos diferentes aproximaciones para el email que ya hemos tratado en este blog en alguna ocasión:

La primera de ellas es utilizar Alfresco como unidad IMAP desde nuestro cliente de correo. Esto significa que tenemos acceso al repositorio desde Outlook, Thunderbird o Apple Mail de manera estándar sin plugins, posibilitando ver los contenidos como carpetas IMAP y acciones como el drag and drop de correos entre carpetas IMAP. Los usuarios podrán visualizar su buzon personal o los sitios marcados como favoritos IMAP, donde las vistas de los metadatos y contenidos son personalizables a través de plantillas.



La segunda es algún tipo de conector o addon para tu cliente de correo electrónico como Thunderbird o Zimbra. Ese tipo de integración incorpora un plugin de cliente, un addon en el caso de thunderbird o un zimlet en el caso de Zimbra, que se integra con el API de servicios Webscript de Alfresco, y nos permite en esencia guardar documentos en el repositorio y adjuntar información en un mail desde el repositorio. Para el caso de la integración entre Alfresco y Zimbra tenemos:



Una variación de esto es un zimlet más orientado a una aplicación de registro de documentación con webscripts customizados a procesos más específicos que ya hemos comentado aquí, con metadatos de registro y expediente y archivo de emails.



La tercera es utilizar Alfresco como servidor de correo, definiendo carpetas inbox de email a las cuales se les puede enviar documentación (correo + adjuntos). En esta aproximación, se pueden parametrizar unos tipos de contenido tipo carpeta de email para almacenar el correo y los adjuntos via reglas de contenido. De esta manera, creamos inboxes de documentación relevante con carpetas de email:

Y dentro de la carpeta de mail correspondiente, el mail y los adjuntos:


 

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