EHUDoku - Sistema de Gestión Documental

Hemos trabajado conjuntamente con la Universidad del País Vasco una serie de años en el actual diseño, desarrollo y mantenimiento de la plataforma Alfresco ECM de alta disponibilidad (EHUDoku), basada en Alfresco 5 para una base de usuarios potencial de 10.000 personas, que ahora han ganado acceso al repositorio de EHUDoku. Profesores, secretarias, equipo de soporte y estudiantes tienen acceso ahora a las múltiples capacidades de la plataforma Alfresco.

Inicialmente, empezamos con el diseño de la arquitectura virtualizada compuesta por 4 entornos basados en Alfresco One 4.1 (desarrollo, pruebas, pre-producción y entorno productivo), poniendo el foco en la integración Single Sign On (SSO) (Oracle OAM)  y la sincronización con LDAP, con base de datos  ORACLE con el backend relacional. En el segundo paso, dotamos a la imagen final un cluster de Alfresco con un segundo nodo para los ususarios finales, un servidor SOLR 1.4 dedicado para la indexación y las búsquedas, un sistema de archivos GlusterFS para el contenido y finalmente un servidor de transformación dedicado para los docummentos MS-Office. Más tarde, actualizamos la versión de Alfresco a la 4.2.4 y finalmente a Alfresco 5, cambiando SOLR 1.4 a SOLR 4 y el cluster de sistema de archivos GlusterFS por un almacén NFS de alto rendimiento.

También ayudamos a los usuarios de Alfresco (SAO and SGIKER University Services) a adecuar sus colaboraciones y los procesos de gestión de documentos diseñando su primera estructura de mapa documental para sitios, espacios y permisos  y sus correspondientes modelos y formularios contenidos en Alfresco Share. Mientras tanto, empezamos a desarrollar la primera aplicación centrada en contenido para el portal de Liferay, ofreciendo vistas lógicas para los documentos públicos de la universidad cogidos directamente de un Alfresco Workspace específico. También otros equipos empezaron a desarrollar contra un repositorio Alfresco via CMIS API, integrando sus soluciones corporativas. Se realizaron procesos masivos de exploración y carga de documentos y, finalmente, una migración de Sharepoint a Alfresco Sites para propósitos de colaboración.

Proporcionamos una arquitectura Single Sign On (SSO) y la implementación de un entorno clasterizado dentro de un SOLR 4 dedicado a la indexación y la búsqueda y la transformación de servidores. Junto con la sincronización de usuarios LDAP para facilitar el acceso al repositorio de Alfresco y sus características de colaboración, de la categorización de documentos para la categorización de documentos o sus funciones de previsualización. Además, de la web de la UPV/EHU, basada en el portal Liferay, está integrado con EHUDoku utilizando REST y CMIS API vía portlet. La implementación de un add-on de firma digital proporciona una potencia extra para los usos y procesos de colaboración interna. 

Continuamos guiando a UPV/EHU en su exitosa adopción de la plataforma Alfresco ECM. les proporcionamos entrenamiento en el sistema de administración y monitorización de Alfresco, y también las guías necesarias para las integraciones y desarrollos de Alfresco, las cuales han facilitado el proceso de migración y la integración global con Alfresco y han procedido en la organización de la actualización de la versión 4.1.5 a la 5.0.3.