Consejos para modernizar tu intranet

Tener una intranet moderna en vital para el desempeño de los trabajadores y el éxito de la empresa 

Aunque las intranets son una de las herramientas más usadas por las empresas, todavía siguen siendo la principal causa de muchos inconvenientes en el espacio de trabajo. Pese a que existen muchas razones para el mal funcionamiento de las mismas, como pueden ser la mala implementación, la falta de roles y la desalineación organizacional, las intranets siguen siendo necesarias para el buen funcionamiento de las compañías.  

Uno de los factores que diferencia una intranet moderna de una tradicional y obsoleta, es el objetivo, este debe estar centrado en los empleados y en mejorar su experiencia como usuarios. Sin este aspecto, incluso las webs más avanzadas tecnológicamente no serán aprovechadas al máximo.

Una intranet moderna puede traer consigo los siguientes beneficios: 

Consejos para modernizar su intranet

1- Enfocarse en sus clientes internos

Sin importar la etapa en la que se encuentre la intranet, las empresas deben enfocar su atención y tiempo en mejorar la experiencia de los empleados, ofreciendo la misma calidad y soporte que le dan a los clientes finales. 

Las organizaciones más exitosas comprenden que existe una correlación entre la experiencia de los clientes y la de los trabajadores. Para que una empresa ofrezca experiencias de consumidor excepcionales, es necesario utilizar la misma dedicación e inversión de tiempo y dinero en mejorar la de sus stakeholders internos.

Para iniciar este proceso, se recomienda evaluar cuáles son las necesidades del espacio de trabajo y cuáles son las fortalezas y preferencias de los empleados. 

2- Propósito de la intranet

Es necesario definir cuál es el propósito de la intranet. Para ello, se recomienda establecer un equipo de trabajo dentro de la empresa que contenga miembros de TI, RR.HH, Marketing, Legal, entre otros. Este equipo interdisciplinario debe unirse para definir cuáles son los objetivos y requisitos únicos de los empleados, con el objetivo de desarrollar una herramienta que pueda cumplirlos todos.

Tener un equipo interdepartamental ayuda a:

  • Que la intranet se mantenga vigente y se adapte a las necesidades y objetivos.
  • Establecer roles y responsabilidades para la toma de decisiones. 
  • Reunir diferentes perfiles de varios equipos para generar un debate que permita ver las diferentes necesidades de cada departamento.

Una vez esté formado el equipo, se podrá determinar el propósito y los objetivos de la intranet, para posteriormente iniciar el proceso de implementación. 

3- Capacitación de trabajadores remotos

Se estima que actualmente entre el 25% y el 30% de la fuerza laboral se encuentra haciendo Home Office.

Teniendo esto en cuenta, las empresas deben analizar cómo van a capacitar a los empleados que no trabajen en una oficina, ya que deben optimizar la experiencia en remoto y no tratar de replicar la experiencia presencial.

Quizás uno de los mayores desafíos a los que se enfrentan los trabajadores que están desde casa, es la falta de comunicación. Una intranet permite a los empleados, independientemente del espacio de trabajo que usen, cooperar con cualquier miembro del equipo. Aumentado la colaboración y la eficiencia dentro de la empresa. 

4- Elegir la tecnología

A la hora de elegir una tecnología es necesario tener en cuenta sí la plataforma:

  • Ayudará a satisfacer todas las necesidades organizacionales de la empresa.
  • Sí es escalable.
  • Segura. 
  • Fácil de administrar y mantener.
  • Fácil de usar para los empleados. 
  • Fácil de integrar con otras aplicaciones y sistemas. 
  • Sí permite las comunicaciones bidireccionales 

5- Aumentar la eficiencia de los empleados

A la hora de trabajar, los empleados pierden tiempo buscando información. Esta incapacidad para localizar y recuperar documentos se traduce en pérdidas para la empresa.

Transforme la intranet en una plataforma “todo en uno” para que los miembros de un equipo puedan encontrar la información que necesiten fácilmente. Esto se puede hacer a través de bases de conocimiento, Wikis accesibles, etiquetas y búsquedas mejoradas.

6- Iniciación y capacitación 

Para que una herramienta tenga éxito es necesario que los empleados aprendan a usarla. Si los trabajadores no saben cuáles son los beneficios de la intranet, ¿por qué la utilizarían? 

Para los nuevos miembros de la empresa se debe hacer una capacitación que incluya el uso de la intranet, ya que las nuevas contrataciones serán menos productivas si no se hace. También, se pueden realizar acciones como: organizar sesiones de formación para seguir mostrando cómo es el funcionamiento de la intranet, ver algunos casos de uso y demostraciones. Además, sería conveniente proporcionar una base de contenidos en donde los empleados puedan acceder a más información como artículos y tutoriales.

Una intranet puede ser una herramienta muy poderosa para hacer crecer a sus empleados y negocio. En ZYLK nos hemos especializado en el diseño y la optimización de portales empresariales, garantizando soluciones para todos los desafíos de nuestros clientes. Como Partners Gold de Liferay, conocemos todas las capacidades que ofrece esta plataforma de experiencia digital para ayudar a transformar las intranets y llevarlas al siguiente nivel. 

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