Workflow de facturación basado en Alfresco ECM en Barpimo

Recientemente hemos implementado, junto con el equipo de sistemas e integración de la empresa Barpimo S.A., un workflow que gestiona el ciclo de vida de facturación desde su recepción hasta su consolidación como libro de facturación, en la plataforma Alfresco ECM. El reto en este proyecto ha consistido en el reemplazo de los tradicionales buzones de facturas para cada uno de los departamentos, y el correo electrónico, por un Inbox de Alfresco dedicado a la recepción de correo.

En el procedimiento actual, las facturas se entregan por dos vías:

  • La primera es el tradicional correo ordinario, de modo que es necesario digitalizar la factura para archivarla en el gestor documental. La persona que recibe la factura por correo ordinario será el responsable de escanearla.

  • La segunda de ella es el correo electrónico. Las facturas recibidas por email llegan a la cuenta de los responsables o a la cuenta genérica de la empresa (que las redirige a los responsables correspondientes).

La persona o personas que reciben las facturas son las encargadas de redirigirlas a los departamentos y a sus correspondientes responsables. Se reciben aproximadamente unas 1200 facturas al mes. En Alfresco ECM, se habilitaron varios canales de entrada estándar de facturas de tal modo que:

  • Si recibo la factura por correo ordinario se archiva a través de un escáner en red. Desde un perfil de escaneo se escanean las facturas y se mueven a un espacio de Alfresco via CIFS. Es decir, Alfresco funciona como una unidad en red compartida y hace de canal de entrada de documentos.

  • Si recibo la factura por correo electrónico, puedo redirigirla y reenviarla a una dirección de correo electrónico integrada con el inbox en Alfresco de cada departamento. Es decir, Alfresco trabaja como un servidor de correo electrónico y admite como canal de entrada el correo electrónico.

  • Y por último, es posible subir documentos via el cliente Alfresco Share de manera manual via drag and drop, o directamente en el escritorio a través de la unidad compartida.

Otras opciones que se barajaron para el proceso de inyección de documentos fueron la integración del cliente de mensajería colaborativa Zimbra con Alfresco a través de zimlets y webscripts, o incluso el propio Alfresco ECM en configuración de unidad IMAP.

 

Los documentos escaneados o enviados por email se procesan en servidor en carpetas de tipo factura como las de la imagen de a continuación, donde se ha configurado un metadata template en la vista principal del navegador con algunos metadatos relevantes de la factura.

 

 

Una vez dentro del Inbox de cada departamento en Alfresco, empieza el proceso de validación y consolidación facturación en sí. Para ello, fue necesario parametrizar:

  • Una estructura documental con permisos para los usuarios de los diferentes departamentos de Barpimo, definiendo la estructura lógica de navegación jerárquica donde se van a organizar las facturas.

Datos del emisor: NIF, código emisor y nombre

 

Detalles: fechas y vencimientos

 

Estado de la factura: El estado estará por defecto en pendiente, si actualizamos la factura y cambiamos el estado a conforme, la factura se moverá automáticamente a su departamento correspondiente por debajo de Barpimo/Facturas/Contabilidad.

  • Un conjunto de reglas de contenido para las carpetas de factura con acciones JS y java backed para la gestión del ciclo de vida.

  • Integración de la pasarela de escáner de facturas con Alfresco a través de unidades compartidas y correo electrónico.

 

Con esta base se gestiona el ciclo de facturación que consta de 5 pasos:

  • Inicialmente la factura se procesa y se valida en cada departamento por el responsable del mismo. Una vez validada, se mueve automáticamente al Inbox o departamento de contabilidad.

     

  • El usuario responsable de la contabilidad realizará las anotaciones pertinentes sobre la factura.

     

  • Se contabiliza la factura, se cambia de estado a contabilizada y se podrán añadir nuevas anotaciones por el usuario responsable de contabilizar.

     

  • Se extrae la información del ERP

    .

  • Y por último se consolida el libro de facturas en una estructura jerárquica de año y mes.

No daré aquí excesivos detalles del proceso de validación de facturas en los que los responsables ejecutan acciones de validación y son notificados de su trabajo pendiente. Las notificaciones se realizan enviando un correo electrónico diario (quartz de notificaciones diario) y un dashlet de facturas pendientes de revisar:

 

 

Estas serían las notificaciones enviadas por Alfresco via correo electrónico que recibe el usuario:

 

 

Dentro del marco del proyecto, tuvimos un par de jornadas en las que realizamos un training a medida del API de servicios de Alfresco, donde realizamos unos ejemplos de integración de servicios CMIS para la consolidación de los metadata del ERP corporativo de Barpimo. Y esto es un resumen técnico-funcional del proyecto de facturación ECM que implantamos el verano pasado.

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