Notificaciones en Alfresco

En varias ocasiones hemos tratado las notificaciones en Alfresco (tanto inbound como outbound) normalmente involucradas con algún flujo de trabajo, acción o regla de contenido. Hoy vamos a resumir algunas de las opciones de notificación tanto OOTB como a través de módulos conocidos. En primer lugar, para recibir notificaciones de Alfresco necesitamos configurar la pasarela de correo y algunos subsistemas. Por ejemplo, una configuración básica incorpora las siguientes opciones en el alfresco-global.properties

mail.host=planetexpress.zylk.net
mail.port=25
mail.username=anonymous
mail.password=
mail.encoding=UTF-8
mail.from.default=fry@zylk.net
mail.smtp.auth=false

mail.testmessage.send=true
mail.testmessage.to=bender@zylk.net
mail.testmessage.subject=Reboot ${alfresco.host}/${alfresco.context}

activities.feed.notifier.enabled=true

Además es necesario que los usuarios tengan un correo electrónico configurado y real, a través de la sincronización LDAP por ejemplo. 

Las diferentes posibilidades son las siguientes:

1. Las notificaciones del feed de actividad (OOTB):

• Es una notificación de la actividad en los sitios que nos proporciona un resumen de cambios esenciales en los sites.
• La frecuencia por defecto es una vez al día a modo de digest.
• No proporciona una notificación en el momento de la creación/modificación del contenido.
• Es configurable para el usuario desde su perfil, que puede determinar si quiere o no recibir notificaciones, o incluso de qué sites va a recibir notificaciones.
• Una parametrización interesante desde el punto de vista de la usabilidad es configurar la plantilla de notificación para ver la actividad dividida por sitios.

https://docs.alfresco.com/5.2/tasks/adminconsole-activitiesfeed.html

2. Notificaciones basadas en reglas de contenido y acción de envío de emails (OOTB):

• Las reglas de contenido posibilitan el envío de notificaciones en base a los eventos de creación y/o modificación de cada documento.
• Esto puede generar muchas (demasiadas) notificaciones, sobre todo cuando se aplican sobre jerarquías con muchos documentos, o sobre las que se hacen muchos cambios en documentos.
• La acción de enviar email puede configurarse con una plantilla de notificación para un usuario o grupo de usuarios.
• Además con una acción JS a medida podemos crear cierta lógica dinámica para el envío de mails (asunto, descripción, plantilla de notificación, receptores custom...).

http://formtektips.blogspot.com/2016/07/alfresco-notification-rules-alerting.html
https://docs.alfresco.com/6.0/concepts/alfresco-tutorial-10.html

3. Behaviour para suscripciones en cambios en documentos (addon):

• Es una parametrización via addon que envía notificaciones de correo electrónico cuando se realizan cambios y modificaciones en documentos, a los que te has suscrito previamente.
• La suscripción se realiza a través de acciones que aplican un aspecto sobre el documento en cuestión y una asociación con el usuario suscrito. Un behaviour es el encargado de ejecutar la acción de envío de correo en el evento de modificación de ese contenido con el aspecto aplicado.
• Esta aproximación tiene la "limitación" de que sólo es posible suscribirte a un documento si tienes permisos de colaborador, pero es muy revelante para tener acceso a los cambios en los documentos más relevantes.

https://github.com/shazada/cntz-document-notification

4. Menciones en comentarios de documentos (addon):

• Es una funcionalidad via addon que permite enviar notificaciones al mencionar a un usuario en un comentario de un documento. Es muy útil desde el punto de vista colaborativo sobre documentos.
• Se realiza a través de un behaviour que monitoriza en este caso los cambios en los comentarios de los documentos.
• Para las menciones en los comentarios, debemos sabernos el uid del usuario al que va dirigido. 

https://github.com/jpotts/alfresco-mention

5. Notificaciones de discusiones/foros:

• Es una funcionalidad similar a las anteriores pero centrada en notificar a los usuarios de un site de la creación de una nueva discusión o foro. Permite incluso responder desde el email.

https://github.com/malariagen/alfresco-discussions