Recientemente hemos implementado, junto con el equipo de sistemas e
integración de la empresa Barpimo
S.A., un workflow que gestiona el ciclo de vida de facturación
desde su recepción hasta su consolidación como libro de facturación,
en la plataforma Alfresco ECM. El reto en este proyecto ha consistido
en el reemplazo de los tradicionales buzones de facturas para cada uno
de los departamentos, y el correo electrónico, por un Inbox de
Alfresco dedicado a la recepción de correo.
En el procedimiento actual, las facturas se entregan por dos vías:
- La primera es el tradicional correo ordinario,
de modo que es necesario digitalizar la factura para archivarla en
el gestor documental. La persona que recibe la factura por correo
ordinario será el responsable de escanearla.
- La segunda de ella es el correo electrónico. Las
facturas recibidas por email llegan a la cuenta de los
responsables o a la cuenta genérica de la empresa (que las
redirige a los responsables correspondientes).
La persona o personas que reciben las facturas son las encargadas de
redirigirlas a los departamentos y a sus correspondientes
responsables. Se reciben aproximadamente unas 1200 facturas al mes. En
Alfresco ECM, se habilitaron varios canales de entrada estándar de
facturas de tal modo que:
- Si recibo la factura por correo ordinario se archiva a través de
un escáner en red. Desde un perfil de escaneo se escanean las
facturas y se mueven a un espacio de Alfresco via CIFS. Es decir,
Alfresco funciona como una unidad
en red compartida y hace de canal de entrada de documentos.
- Si recibo la factura por correo electrónico, puedo redirigirla y
reenviarla a una dirección de correo electrónico integrada con el
inbox en Alfresco de cada departamento. Es decir, Alfresco
trabaja como un servidor de correo electrónico
y
admite como canal de entrada el correo electrónico.
- Y por último, es posible subir documentos via el
cliente Alfresco Share de manera manual via drag and drop, o
directamente en el escritorio a través de la unidad compartida.
Otras opciones que se barajaron para el proceso de inyección de
documentos fueron la
integración del cliente de mensajería colaborativa Zimbra con
Alfresco a través de zimlets y webscripts, o incluso el propio
Alfresco ECM en configuración de unidad IMAP.
Los documentos escaneados o enviados por email se procesan en
servidor en carpetas de tipo factura como las de la imagen de a
continuación, donde se ha configurado un metadata template en la vista
principal del navegador con algunos metadatos relevantes de la factura.
Una vez dentro del Inbox de cada departamento en Alfresco, empieza el
proceso de validación y consolidación facturación en sí. Para ello,
fue necesario parametrizar:
- Una estructura documental con permisos para los
usuarios de los diferentes departamentos de Barpimo, definiendo la
estructura lógica de navegación jerárquica donde se van a
organizar las facturas.
- Inboxes (espacios) predefinidos de recepción de
facturas a través de alias de correos electrónicos en
Alfresco, configurado
Alfresco como servidor de correo electrónico.
- Un modelo documental con tipos
de contenido factura, aspectos,
metadatos personalizados, y formularios
personalizados de búsqueda para las carpetas de tipo
factura. En cada carpeta factura definimos los siguientes metadatos:
Datos del emisor: NIF, código emisor y nombre
Detalles: fechas y vencimientos
Estado de la factura: El estado estará por defecto en pendiente, si
actualizamos la factura y cambiamos el estado a conforme, la factura
se moverá automáticamente a su departamento correspondiente por debajo
de Barpimo/Facturas/Contabilidad.
- Un conjunto de reglas de contenido para las
carpetas de factura con acciones JS y java backed para la gestión
del ciclo de vida.
- Integración de la pasarela de escáner de facturas con Alfresco a
través de unidades compartidas y correo electrónico.
Con esta base se gestiona el ciclo de facturación que consta de 5 pasos:
- Inicialmente la factura se procesa y se valida en cada
departamento por el responsable del mismo. Una vez validada, se
mueve automáticamente al Inbox o departamento de contabilidad. - El usuario responsable de la contabilidad realizará las
anotaciones pertinentes sobre la factura. - Se contabiliza la factura, se cambia de estado a contabilizada y
se podrán añadir nuevas anotaciones por el usuario responsable de contabilizar. - Se extrae la información del ERP.
- Y por último se consolida el libro de facturas en una estructura
jerárquica de año y mes.
No daré aquí excesivos detalles del
proceso de validación de facturas en los que los responsables ejecutan
acciones de validación y son notificados de su trabajo pendiente. Las
notificaciones se realizan enviando un
correo electrónico diario (quartz de notificaciones diario) y un
dashlet de facturas pendientes de revisar:
Estas serían las notificaciones enviadas por Alfresco via correo
electrónico que recibe el usuario:
Dentro del marco del proyecto, tuvimos un par de jornadas en las que
realizamos un
training a medida del API de servicios de Alfresco, donde
realizamos unos ejemplos
de integración de servicios CMIS para la consolidación de los
metadata del ERP corporativo de Barpimo. Y esto es un resumen
técnico-funcional del proyecto de facturación ECM que implantamos el
verano pasado.
